Rotaract Interact

Меморандум взаимопонимания

Оценить
(0 голоса)

Клубный квалификационный меморандум взаимопонимания

Ротари Фонд

 

  1. Квалификация (сертификация) клуба
  2. Ответственность членов правления клуба
  3. План управления финансами
  4. Требования к банковскому счету
  5. Отчет об использовании денежных средств гранта
  6. Сохранение документов
  7. Отчет о злоупотреблении денежными средствами гранта

 

1. Квалификация клуба

Чтобы претендовать на глобальные и комплексные гранты Фонда Ротари, клуб должен согласиться выполнять финансовые и управленческие условия этого меморандума взаимопонимания (МВ), предоставленного Ротари Фондом, и ежегодно посылать минимум одного члена клуба на семинар дистриктального управления грантами. Руководство дистрикта может также выдвинуть дополнительные условия квалификации (сертификации) клуба либо потребовать от клуба, претендующего на дистриктальный грант Фонда Ротари пройти квалификацию. После выполнения этих требований клуб считается прошедшим квалификацию (сертификацию) и имеет право участвовать в программах грантов Фонда Ротари.

А. Успешно выполнив данные требования, клуб считается сертифицированным на протяжении ротарианского года.

Б. Чтобы поддерживать свой квалификационный статус, клуб должен подчиняться МВ и любым дополнительным условиям, выдвинутым руководством Дистрикта и Фонда Ротари.

В. Клуб несет ответственность за использование денежных средств Фонда Ротари на одобренные гранты, независимо от того, кто контролирует денежные средства Фонда.

Г. Квалификация (сертифицация) может быть подвергнута сомнению или аннулирована за злоупотребление либо плохое управление используемых денежных средств гранта, что включает в себя, но не ограничивается следующим: мошенничество, подделка, фальсификация членства, грубая небрежность, опасность для здоровья получателей, незаконные вклады, использование денежных средств для собственной выгоды, скрытые конфликты интересов, монополизация денежных средств гранта индивидуальными лицами, подделка отчета, завышение стоимости, принятие платежей с получателей гранта, незаконная деятельность, использование гранта на незаконные цели.

Е. Клуб должен сотрудничать с любыми группами и аудиторами по проверке финансов и грантов.

 

2. Ответственность членов правления клуба

Ответственность за получение клубом квалификации (сертификации) и надлежащее использование грантов Фонда Ротари лежит на членах правления клуба.

Обязанности членов правления клуба включают в себя:

А. Назначение минимум одного члена клуба ответственным за использование, управление и продление квалификации (сертификации) клуба.

Б. Обеспечение условий, при которых при использовании грантов Фонда Ротари будут соблюдаться все управленческие стандарты и применяться надлежащий опыт управления грантом.

В. Обеспечение условий, при которых все индивиды, вовлеченные в использование гранта, выполняют свою работу таким образом, чтобы избежать любых возможных конфликтов интересов.

 

3. План управления финансами

У клуба должен иметься план управления финансами, изложенный в письменном виде, чтобы его можно было предъявить для согласования с администрацией Фонда гранта.

План управления финансами должен включать:

А. Сохранение стандартного набора бухгалтерских отчетов, которые включают в себя полную запись всех доходов и расходов по гранту.

Б. Использование денежных средств гранта по назначению.

В. Поддержание разделения обязанностей по использованию денежных средств.

Г. Установление системы инвентаризации оборудования и другого имущества, приобретенных на денежные средства гранта, и сохранение записей о приобретенных, произведенных или проданных товарах, связанных с использованием гранта.

Д. Обеспечение всех действий по использованию гранта в соответствии с местными законами.

 

4. Требования к банковскому счету

Чтобы получить грант, у клуба должен быть открыт специальный банковский счет, который используется исключительно для получения и использования денежных средств гранта Фонда Ротари.

А. Клубный банковский счет должен:

    1. иметь минимум две ротарианские подписи от клуба для использования денежных средств;
    2. быть низкопроцентным либо беспроцентным банковским счетом.

Б. любые заработанные проценты должны быть задокументированы и использованы законным путем, одобрены на использование вместе с денежными средствами гранта либо возвращены в Фонд Ротари.

В. Отдельный банковский счет должен быть открыт на каждый проспонсированный клубом грант, и имя счета должно ясно описывать, на что грант должен быть использован.

Г. Денежные средства гранта не могут быть внесены на инвестиционные счета, включая (но не ограничиваясь) паевые инвестиционные фонды, депозитные сертификаты, облигации и акции.

Д. Выписки из банковских счетов должны быть подтверждаться другими финансовыми документами для подтверждения верного использования денежных средств гранта Фонд Ротари.

Е. Клуб должен иметь в письменном виде план передачи прав по управлению банковскими счетами в случае смены подписей.

 

5. Отчет об использовании денежных средств гранта

Клуб должен придерживаться всех требований Фонда Ротари. Отчет об использовании гранта – ключевой аспект управления денежными средствами гранта, так как через него Фонд Ротари получает информацию о том, как используется грант и на что потрачены денежные средства.



6. Сохранение документов

Клуб должен установить и поддерживать соответствующую систему записи, чтобы хранить важные документы, относящиеся к получению квалификации (сертификации) и грантам Фонда Ротари. Хранение этих документов создает прозрачность в управлении грантом и помогает в подготовке к аудитам и сбору налогов.

А. Документы, которые необходимо сохранять, включают в себя (но не ограничиваются):

  1. Банковская информация, включая копии банковских выписок.
  2. Документы о квалификации (сертификации) клуба, включая копию подписанного клубом МП.
  3. Задокументированные планы и процедуры, включая:

    а) план управления финансами
    б) порядок хранения документов и архивов
    в) преемственный план смены подписей для банковских счетов и хранения информации и документации

  4. Информация, относящаяся к грантам, включая квитанции и накладные на все покупки.

 

Б. Клубные записи должны быть доступны ротарианцам – членам клуба и по запросу дистрикта.

В. Документы должны храниться минимум 5 лет или дольше, если этого требуют местные законы.

 

7. Отчет о злоупотреблении денежными средствами гранта

Клуб должен сообщать о любых потенциальных либо реальных злоупотреблениях либо ненадлежащем управлении денежными средствами гранта руководству Дистрикта. Эти доклады способствуют благоприятной обстановке в клубе, которая должна быть нетерпимой для злоупотреблений денежными средствами гранта.

 

Подписи и согласование

Этот меморандум о взаимопонимании является соглашением между клубом и дистриктом и признает, что клуб будет принимать меры по обеспечению надлежащего выполнения работ по гранту и надлежащему управлению денежными средствами гранта Фонда Ротари. Подписывая этот документ, клуб соглашается соблюдать все условия и требования МВ.

Со стороны Ротари клуба _______________________________,

нижеподписавшиеся согласны соблюдать все условия и требования МВ на протяжении ротарианского года т готовы поставить в известность руководство дистрикта _________________ «Ротари Интернэшнл» любых изменениях в политике клуба, связанном с порядками и требованиями МВ.

 

Президент клуба Президент-элект клуба
Срок Срок
Имя Имя
Подпись Подпись
Дата Дата